Telegram стал очень популярным мессенджером как у обычных пользователей, так и у фрилансеров, проектных команд и предпринимателей. Он бесплатный, им пользуются практически все, кто связан с digital, маркетингом и IT, а значит не надо просить сотрудников устанавливать новое незнакомое приложение. В Telegram есть возможность создавать каналы и чаты, что упрощает донесение информации.
Но всё-таки Telegram остаётся мессенджером и его основная функция – передавать сообщения, а значит, рано или поздно команда придет к тому, что нужно что-то ещё для эффективной работы: таск-менеджер, база знаний или CRM.
Культура постановки задачи
Таск-менеджер — это сервис или программа, которая создана специально для управления задачами внутри проекта или нескольких проектов. Таск-менеджер помогает отслеживать всю историю по конкретной задаче, видеть все задачи, назначенные на конкретного человека или отдел и отслеживать эффективность сотрудников.
Чтобы эффективно перевести команду на работу с таск-менеджером, необходимо убедиться, что:
- руководители умеют ставить задачи своим сотрудникам и понятно описывать желаемый результат;
- сотрудники умеют самостоятельно или с помощью руководителя приоритезировать задачи и распределять рабочее время.
Без этих скиллов даже самый современный таск-менеджер не поможет команде эффективно спланировать и выполнить задачи, так как сотрудники будут регулярно возвращаться в мессенджер для уточнения деталей, а руководители будут постоянно спрашивать у сотрудников «ну что там?».
Хорошим подспорьем для руководителей и сотрудников станет матрица Эйзенхауера – это отличный инструмент для планирования и расстановки приоритетов.
Матрица Эйзенхауэра — это система, которая помогает вычленить из всего потока дел наиболее актуальные и необходимые элементы и распределить остальное по параметрам скорости их реализации и ценности для человека.
Матрица помогает расставить приоритеты для каждой задачи:
- срочное важное
- не срочное важное
- срочное не важное
- не срочное не важное
Внутри карточек с задачами в WEEEK есть два вида категоризации задач – выбор приоритета и расстановка тегов. Приоритет выбирается из четырёх: высокий, средний, низкий и отложенный.
Теги могут быть любыми, для удобства тегами можно помечать разные типы контента, этапы работы или ответственные подразделения.
В интернете очень много статей на тему того, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра и расставлять задачи в соответствующие квадраты, поэтому я не буду останавливаться на этом и расскажу, как перевести команду в таск-менеджер.
Перевод команды в таск-менеджер и CRM
Как и любое нововведение, переезд команды из Telegram в таск-менеджер не должен быть чем-то вроде «грома среди ясного неба». Сотрудникам нужно время, чтобы перенести задачи, привыкнуть к новому инструменту и использовать его на регулярной основе.
Первый месяц стоит потратить на наблюдение и сбор обратной связи от команды – насколько коллегам удобно пользоваться таск-менеджером? Какие возникают вопросы и сложности, что нравится и какие результаты заметны уже в первое время?
Не стоит сразу убирать Telegram из рабочих процессов и запрещать им пользоваться, но определенно нужно объяснить разницу между чатами и задачами:
- чаты нужны для обсуждений или быстрого получения ответа
- таск-менеджер нужен для фиксирования договоренностей и отслеживания результатов.
Telegram для обсуждения идей, уточнения отдельных моментов. А всё то, что из идеи превратилось в задачу, переноси в таск-менеджер. Там же, в таск-менеджере, фиксируй прогресс и добавляй комментарии к задаче, чтобы в любой момент руководитель или коллега мог получить полную картину твоей работы.
Попробуй таск-менеджер WEEEK бесплатно для команды до 5 человек – для этого зарегистрируйся в сервисе и выбери тариф Team.
На втором месяце команда уже полностью переезжает в таск-менеджер и учится эффективно выстраивать работу с помощью нового инструмента. Теперь главное – выработать привычку заносить все задачи, проставлять статусы, добавлять комментарии.
Для лучшей интеграции нового инструмента, я рекомендую устраивать еженедельные встречи, на которых каждый сотрудник рассказывает, что сделано, и что планирует делать на неделе, подтверждая это списком задач.
Третий месяц это период сбора цифр и статистики. Сколько задач в среднем выполняет сотрудник? Как много времени нужно на выполнение задачи со срочным типом приоритета? Сколько задач было в начале месяца на команде, сколько осталось незакрытых задач и почему?
Вся эта статистика собирается внутри таск-менеджера и обсуждается на коллективном совещании. Цифры помогут лучше понять, где в процессах остались слепые зоны, что является «узким горлышком» и как его преодолеть.
Внедрение CRM
Подобный алгоритм подходит и для переезда из Telegram в CRM-систему – первое время команде, возможно, придется работать в двух сервисах, но постепенно коллеги полностью перейдут на работу с заявками в CRM, потому что это удобно для сотрудника и руководителя, так как вся история работы с клиентом сохраняется в одном окне и не нужно лишний раз искать информацию по чату в Telegram или просить сотрудника предоставить информацию по конкретному клиенту.
В WEEEK есть встроенная CRM-система, с которой удобно работать в режиме «одного окна». Чтобы познакомиться с этой функцией, запишись на демо, где команда WEEEK подробно расскажет про все функции.
В помощь сотрудникам отдела продаж будут скрипты, собранные в отдельном разделе WEEEK – базе знаний.
Что такое база знаний?
При переходе на новый сервис есть большой риск потерять важную информацию, так как перенос занимает некоторое время. Чтобы этого не случилось, я предлагаю сразу переносить все документы и описание рабочих процессов в базу знаний.
База знаний – это единое пространство, в котором собраны все ссылки на важные таблицы и документы, описана структура компании, собраны контакты и регламенты, чек-листы и инструкции.
Единая база знаний упрощает работу с документами, сокращает время на поиск нужного файла или ссылки и помогает новым сотрудникам быстрее пройти онбординг (адаптацию), так как вся нужная информация есть у них под рукой.
Составлением базы знаний в крупных компаниях занимаются HR-специалисты, в небольших командах эту задачу может взять руководитель или отдельный сотрудник.
Как понять, достаточно ли хорошо оформлена база знаний?
Очень просто – если при онбординге на большинство вопросов нового сотрудника есть ответ в базе знаний, значит она хорошо составлена и является таким же рабочим инструментом, как таск-менеджер или CRM-система.
Важно помнить, что при переходе из Telegram в таск-менеджер, первое, что добавляется в базу знаний, это инструкция по работе с таск-менеджером и рекомендации по постановке задач.
Таким образом, сотрудники привыкнут пользоваться базой знаний для одной своей задачи (переход на новый инструмент работы), а затем постепенно войдет в привычку обращаться к базе знаний и по другим вопросам, дополнять ее своими документами и инструкциями.
В WEEEK есть встроенная база знаний, которая поддерживает форматирование текста, создание таблиц и загрузку изображений. Попробуй создать документ в базе знаний и поделиться на него ссылкой. Любой, у кого будет ссылка, сможет прочитать документ, даже без учетной записи в WEEEK.
Подписаться